Официально-деловых текстов

Основной формой письменной речевой коммуникации в проф деятельности спеца социальной сферы, как, вобщем, и хоть какой другой сферы, является так именуемый официально-деловой текст.

Под официально-деловым текстом понимается текст того либо другого вида документов, составленных в целях управления.

Деловое письмо в Рф обычно характеризуется тем, что документы не циркулируют Официально-деловых текстов изолированно. Они объединены в унифицированные системы документации (УСД), любая из которых имеет свои требования к форме и содержанию документа.

Функционирование учреждений (в предстоящем будет употребляться как обобщенное заглавие компаний, организаций и т.д.), независимо от уровня подчиненности и формы принадлежности, нереально почти во всем без документирования. При всем этом в Официально-деловых текстов каждом учреждении можно выявить комплекс документов, нужных и достаточных для обычной работы. Этот комплекс выделяется по последующим аспектам:

• круг вопросов, решаемых в процессе деятельности;

• количество уровней принятия решений;

• объем и нрав компетенции учреждения;

• порядок решения вопросов (коллегиальность либо единоначалие);

• объем и нрав взаимосвязей с другими учреждениями.

При всем Официально-деловых текстов этом сначала выявляются более общие функции управления в данном учреждении, осуществляется их систематизация по видам работ, действиям и операциям, а потом уже определяются документы, нужные для их выполнения.

В текущее время действует около 20 УСД, к примеру отчетно-статистическая, финансовая, снабженческо-сбытовая, организационно-распорядительная и др. Аппарат управления реализует свои функции Официально-деловых текстов приемущественно через систему организационно-распорядительной документации. Потому целенаправлено разглядеть принципы составления текстов для отдельных видов документов этой системы.

Протокол. В различных системах документации действуют свои виды протоколов. Так, госавтоинспекция (ГАИ) соображает под протоколом акт о нарушении правил движения, полиция — акт о нарушении публичного порядка, а следственные органы — документ, удостоверяющий какой-нибудь Официально-деловых текстов факт (протокол осмотра, протокол вскрытия и т.п.). Пришло это слово из греческого языка, где оно обозначало 1-ый лист, приклеиваемый к свитку манускрипта, с обозначением даты и имени писца либо обладателя.

В управлении под протоколом понимается документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях Официально-деловых текстов, заседаниях коллегиальных органов. Естественно, если на собрании либо заседании не предусматривается принятие какого-нибудь решения, то и ведение протокола теряет смысл.

Протокол ведется во время заседания поначалу в предварительный записи, а в предстоящем редактируется и подписывается. В случаях же, когда ход заседания стенографируется либо записывается на магнитофон, протокол составляется после Официально-деловых текстов расшифровки записей. Ведет протокол секретарь либо специально назначенное (избранное) лицо, от квалификации которого почти во всем зависит качество документа, ясность и четкость его текста.

Форма протокола включает последующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата, номер и место заседания, заголовок, текст, подписание. В случаях когда протокол Официально-деловых текстов подлежит утверждению, проставляется гриф утверждения.

Следует подразумевать, что на протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного дизайна и подписания. Если же заседание длилось некоторое количество дней, то указывается дата начала его и после тире — окончания: 09.01 — 12.01.95. Номер протокола является порядковым номером заседания в течение года. В реквизите «место» указывается населенный пункт Официально-деловых текстов, где проходило заседание.

Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиальной работы (заседание, собрание, совещание) и наименования коллегиального органа. К примеру, «Заседание комиссии по делам семьи, материнства и детства», «Собрание трудового коллектива». Дальше печатается текст протокола, который строится по последующей схеме.

Сначала указываются председатель, который вел заседание, и Официально-деловых текстов секретарь, который вел протокол:

Председатель— Вотиков С.П.

Секретарь— Аверина А.Н.

При проведении оперативных совещаний, также при использовании протокола в функции приказа эта часть опускается. Потом проставляется отметка о количестве присутствующих, при всем этом вероятны два варианта: если присутствующих незначительно, то они перечисляются в алфавитной последовательности ниже отметки Официально-деловых текстов о секретаре; если присутствующих довольно много, то их регистрация ведется раздельно, а в тексте протокола делается только отметка:

Присутствовали: 26 чел. (перечень прилагается).

Эта отметка нужна для того, чтоб зафиксировать, что решение, принятое на данном совещании, имеет юридическую силу, другими словами был кворум.

Дальше приводится повестка денька, в какой перечисляются Официально-деловых текстов вопросы, вынесенные на рассмотрение. Вопросы нумеруются и записываются, обычно, в предложном падеже, к примеру:

Повестка денька

1. О социальной работе с инвалидами микрорайона. Докладывает председатель комиссии И. П. Челнов.

Потом следует содержательная часть текста, которая состоит из 3-х разделов: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), любой из которых начинается с соответственного слова, написанного строчными знаками Официально-деловых текстов без разрядки отдельной строчкой.

В разделе СЛУШАЛИ указываются фамилия и инициалы докладчика и коротко излагается сущность его выступления. С раздела СЛУШАЛИ начинается протоколирование каждого вопроса повестки денька. Если же у докладчика имеется письменный текст (либо тезисы) выступления, то необходимость в протоколировании отпадает, а в протоколе делается последующая запись: СЛУШАЛИ Официально-деловых текстов:

1. Челнов И.П.— текст прилагается,

По этой же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИЛИ. Если в процессе обсуждения докладчику были заданы вопросы, то они и ответы к ним записываются в протокол в порядке поступления, по каждому вопросу. К примеру:

Сиников В.Н. — Выделены ли группы инвалидов Официально-деловых текстов по видам инвалидности?

Андреева О. Г.— Эта работа в стадии окончания.

Раздел РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) оформляется, как распорядительная часть приказа, другими словами состоит из пт с порядковой нумерацией. Любой из пт записывается по схеме: кому? что? в какой срок? — и может содержать только одно указание. К примеру: РЕШИЛИ:

1. Андреевой О. Г. окончить Официально-деловых текстов социологический анализ групп инвалидов микрорайона до 10.02.95 г.

В случае когда в одном пт нужно выложить несколько указаний, он разбивается на подпункты с поднумерацией. При выборах должностных лиц указываются результаты голосования, при этом раздельно по каждой кандидатуре.

Исходя из убеждений полноты освещения хода событий протоколы делятся на короткие и полные Официально-деловых текстов. В коротких протоколах указываются только докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Естественно, что таковой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопросов, потому его рекомендуется вести в случаях, когда:

протоколируемое событие стенографируется;

тексты докладов и выступлений будут приложены;

протоколируется событие оперативного нрава.

Во Официально-деловых текстов всех других случаях протокол должен быть полным, другими словами содержать запись выступлений. При этом запись не непременно (даже не лучше) должна быть слово в слово, а должна представлять лаконичный толковый отчет о выступлении.

Заканчивается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу:

Председатель (подпись) С. П. Ботиков

Секретарь (подпись) А. И Официально-деловых текстов. Аверина

Контракт. Документ, юридически оформляющий обоюдные обязательства равноправных партнеров, именуется контрактом. Существует много разновидностей договоров: договоры поставки, купли-продажи, обслуживания и т.д. При приеме на работу с сотрудниками также заключают контракт, который обычно называют договором.

Какие бы отношения ни оформлялись в виде контракта, есть элементы текста, которые неотклонимы для Официально-деловых текстов каждого контракта. Эти элементы можно записывать по-разному, располагать не в той последовательности, выносить время от времени в приложение, являющееся неотъемлемой частью контракта, но без их документ будет неполным. Имеются в виду последующие элементы текста.

I. Обозначение сторон, вступающих в договорные дела. Тут принято указывать заглавие организаций и фамилии Официально-деловых текстов должностных (или личных) лиц, подписывающих контракт, основания, на которых они действуют, и условные обозначения, которые будут подменять их в тексте документа.

При всем этом следует учесть, что должностное лицо, подписавшее контракт, должно быть полномочно это делать. Основанием, обычно, служит утомившись организации, предусматривающий воплощение деятельности, записанной в договоре. Если Официально-деловых текстов схожая деятельность должна осуществляться при наличии лицензии, то должны быть указаны номер лицензии и дата ее выдачи.

Условные обозначения сторон, вступивших в договорные дела, нужны для того, чтоб в предстоящем в тексте не повторять их наименования на сто процентов. К примеру, «Заказчик» и «Исполнитель»; «Продавец» и «Покупатель»; «Фирма» и «Клиент Официально-деловых текстов» и т.д.

2. Предмет контракта. Указывается, что конкретно является общей целью контракта. Например, творческое содружество, поставка продукта, туристское сервис, подготовка кадров и др.

3. Обязательства сторон. Верно формулируется, какие конкретно обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. Эта часть контракта (договора) должна быть в особенности обмысленной, ибо последствия упущенного либо непонятого могут быть Официально-деловых текстов очень существенными. Не следует брать на себя обязанностей, в выполнении которых нет жесткой убежденности, также излишних обязанностей, не влияющих на выполнение предмета контракта.

4. Денежные отношения. Записываются условия оплаты выполненных по договору работ. В одних случаях денежные обязательства берет на себя одна из сторон (оплата труда нанимаемого работника, оплата Официально-деловых текстов туристических, юридических, переводческих и других услуг), в других — обе стороны (оплата взаимопоставок). Часто денежные отношения расшифровываются в смете, которая приводится в приложении и является неотъемлемой частью контракта.

5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут использованы к стороне, нарушившей взятые на себя обязательства. Если нрав контракта не просит деталировки, то запись Официально-деловых текстов может быть изготовлена в обобщенной форме, к примеру: «При невыполнении критерий контракта стороны несут ответственность в согласовании с действующим законодательством».

6. Форс-мажор. Запись предполагает, что при действии событий неодолимой силы (пожара, наводнения, террористического акта, объявления войны, конфигурации законодательства и др.) выполнение контракта может быть прекращено или приостановлено и стороны ответственности Официально-деловых текстов за это не несут.

7. Остальные условия контракта. В этой части текста указывается срок деяния контракта, количество экземпляров документа, имеющих юридическую силу, порядок продления, дополнения либо преждевременного расторжения контракта, порядок внесения конфигураций и другие условия.

8. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются почтовые адреса сторон, банковские реквизиты (для юридических лиц Официально-деловых текстов), проставляются подписи лиц, обозначенных в первой части контракта, и печати организаций, вступивших в контракт.

Деловые письма. Под деловыми письмами предполагается обобщенное заглавие разных по содержанию документов, которые служат средством общения меж учреждениями, личными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

Деловые (либо, как их принято именовать, служебные) письма зависимо от Официально-деловых текстов содержания могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т.д., могут содержать запрос, напоминание, доказательство, уведомление, приглашение и т.д.

Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным компаниям и организациям, содержат, обычно, приказания, распоряжения, вопросы, объяснения, информационные сообщения и т.д. Письма же, направляемые в вышестоящие учреждения, содержат в большинстве Официально-деловых текстов случаев отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения. Составляют деловые письма лишь на фирменных бланках. Фирменный бланк представляет собой лист бумаги с написанными на нем авторскими реквизитами.

Текст делового письма, обычно, содержит один вопрос и состоит из 2-ух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во 2-ой Официально-деловых текстов приводятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей текста может поменяться. К примеру, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, то текст начинают обычно с выводов. Письма по обычным либо обсужденным заблаговременно вопросам могут состоять вообщем из одной части.

Любая разновидность делового письма характеризуется нюансом содержания и языковой формулой. Так Официально-деловых текстов, если нюансом содержания является выражение гарантии, то для его реализации будет нужно гарантийное письмо, напоминание востребует письма-напоминания, предупреждение о вероятных ответных шагах отразится в письме-предупреждении и т.д. В отдельных случаях деловое письмо может быть многоаспектным, другими словами содержать и гарантию, и напоминание, и предупреждение.

Под Официально-деловых текстов языковой формулой предполагается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, нрав той либо другой управленческой, производственной либо просто проф функции*. К примеру, языковой формулой гарантийного письма будет выражение «гарантируется», «оплату гарантируем» и т.п., письма-напоминания — «напоминаем». По языковой формуле можно судить о разновидности письма, что позволяет найти цель его использования и Официально-деловых текстов приемы работы с ним.

Оформление деловых писем осуществляется в согласовании с ГОСТ 6.38—90. Этим эталоном определяются содержание и форма, также место проставления на бланке документа реквизитов делового письма: авторские реквизиты, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они есть), подписание, отметка о Официально-деловых текстов составителе. Этим же эталоном управляется и машинистка при машинописном оформлении письма. v

В ближайшее время распространилось мировоззрение, что деловые письма теряют свою актуальность, в особенности в связи с развитием телефаксовой формы передачи инфы. С этим тяжело согласиться, так как информация, передаваемая по факсу, за ранее должна быть оформлена на бумаге по существу Официально-деловых текстов в виде делового письма со всеми необходимыми реквизитами.

Разглядим отдельные разновидности деловых писем.

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Сопроводительное письмо, копия которого остается в деле текущего хранения, употребляется как средство контроля выполнения документа и его сохранности.

Составление сопроводительных писем оправданно только, в тех случаях, когда Официально-деловых текстов они содержат какую-либо дополнительную информацию к приложенным документам либо когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах либо в нескольких экземплярах.

Пример текста сопроводительного письма:

Направляем составленный на базе согласованного проекта контракт об аренде помещений под Центр социальной помощи семье.

Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр Официально-деловых текстов в наш адресок.

Приложение: контракт об аренде на 8 л. в 3 экз.

Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех либо других обещаний, даваемых как организациям, так и отдельным лицам.

Гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жилплощади, предоставление работы по специальности и т.д.

Гарантийное Официально-деловых текстов письмо состоит, обычно, из 2-ух частей: выражение просьбы и доказательство гарантии, в отдельных случаях — только доказательство гарантии. Письма, связанные с выполнением каких-либо денежных операций (к примеру, оплаты за выполнение работ либо предоставление услуг), не считая управляющего организации подписывает в неотклонимом порядке распорядитель денег (бухгалтер, старший бухгалтер, главный Официально-деловых текстов бухгалтер зависимо от наличия той либо другой должности в штате организации). На всех гарантийных обязанностях должна проставляться основная печать организации: в гос системе — гербовая, в негосударственной — круглая с наименованием организации.

Пример текста гарантийного письма:

Просим произвести текущий ремонт помещений Центра социальной помощи семье.

Оплату гарантируем в согласовании с утвержденной Официально-деловых текстов сметой. Наш расчетный счет № _______ в ________ отделении банка.

Приложение: смета на 3 л. в 2 экз.

(подпись) А.П. Петров (подпись) О.Н. Иванова

Директор Гл. бухгалтер

Следует держать в голове, что гарантийное письмо имеет завышенную правовую функцию, потому текст должен быть изложен максимально верно и ясно.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять роль в каком-либо Официально-деловых текстов мероприятии. Оно может быть адресовано как организации, так и определенному лицу. Если определять малый состав инфы такового письма, то это будет сообщение о нраве мероприятия, сроках проведения, месте проведения и критериях роли.

Пример текста письма-приглашения:

Приглашаем Вас принять роль в работе интернациональной конференции «Региональные задачи организации социальной Официально-деловых текстов работы и подготовки соц работников в критериях перехода к рынку», которая состоится в актовом зале Алтайского муниципального института 7—11 сентября 1991 года.

Тезисы доклада объемом 1 машинописная страничка через 1,5/2 интервала должны быть получены нами не позже 1 июня 1991 года, в неприятном случае доклад не будет включен в программку конференции

.

Рассмотрение писем людей — важный участок работы большинства муниципальных Официально-деловых текстов органов, публичных организаций и ответственных должностных лиц.

Все воззвания людей можно поделить на четыре главные группы: предложения, заявления, жалобы и запросы.

Предложение — это одна из форм роли гражданина в управлении государством, продиктовано желанием сделать лучше работу в производстве, экономике, управлении, социально-культурной сфере.

Заявление — это форма выражения гражданами собственных Официально-деловых текстов прав. Заявления составляются на очередной отпуск, получение жилища, о приеме в институт, на оформление пенсии и др.

Жалоба — это форма выражения несогласия гражданина с действиями организации и должностных лиц.

Запрос — это воззвание в компанию, содержащее просьбу объяснить положение законодательства, сказать о наличии вакансий и т.д.

Вывод о Официально-деловых текстов том, что конкретно содержится в письме: предложение, заявление либо жалоба, делается, естественно, не по заголовку, проставленному неискушенным в специальной терминологии создателем, а в итоге внимательного ознакомления с содержанием письма специально приготовленным работником. От этого зависят и методика и сроки рассмотрения, и структура ответного текста.

Исходя из убеждений Официально-деловых текстов составления текста самую большую трудность представляет ответ на жалобу гражданина. Дело в том, что повод для написания жалобы может быть самым непредсказуемым, но во всех случаях ответ должен быть беспристрастным и по существу.

Текст ответного документа состоит из 3-х логических частей — ссылка на содержание письма заявителя; ход рассмотрения вопросов; итог рассмотрения. Начинать Официально-деловых текстов текст рекомендуется с соответственной по этикету формы воззвания, а заканчивать (в случаях определенной степени вины администрации в причинении вещественного либо морального вреда гражданину) — принесением извинений.

Так, в администрацию маленького сельского поселка пришло письмо от Николая Ивановича Пенькова последующего содержания:

«Прошу разобраться в хулиганском поступке моего соседа Официально-деловых текстов Б.М. Маркова и строго наказать его. У меня пропали гуси — 20 штук. Он написал письмо в радиоузел и попросил, чтоб исполнили типо возлюбленную мою песню «Ой вы, гуси, доскорого свидания...». После чего все стали нужно мной смеяться».

Посмеявшись, может быть, в душе над анекдотичностью ситуации, работник органа власти должен Официально-деловых текстов беспристрастно разобраться в ней и спрогнозировать вероятные социальные последствия поступка. Вероятнее всего, они приведут к определенному разрушению общественного статуса Пенькова как личности: он станет объектом неизменных шуток односельчан, и не всегда благожелательных. Один из вариантов ответного письма может быть таким:

Почетаемый Николай Иванович!

Администрация разглядела факт неправильного поведения Б.М. Маркова Официально-деловых текстов по отношению к Вам на заседании от 13.08.92 г. в его присутствии. Ему предложено на публике извиниться перед Вами. Такое же решение принял и трудовой коллектив, в каком Б.М. Марков трудится. Он согласился сделать это по местному радио 20 августа в 18 часов.

Работники радиоузла приносят Вам свои извинения за то Официально-деловых текстов, что оказались невольными участниками этого неприемлимого розыгрыша

Вопросы и задания


odobrit-otchet-ob-ispolnenii-byudzheta-vnutrigorodskogo-municipalnogo-obrazovaniya-severnoe-tushino-v-gorode-moskve-za-2012-god-po-sleduyushim-pokazatelyam-1-osnovnie-stranica-2.html
odobrit-plan-pervoocherednih-meropriyatij-po-formirovaniyu-na-territorii-tverskoj-oblasti-uchastkovih-izbiratelnih-komissij-na-postoyannoj-osnove-sroka-polnomochij-2013-2018-g-g-prilagaetsya.html
odolet-drakona-i-razbudit-narod-chrezvichajno-vazhno-prodolzhat-aktivnij-protest-protiv-prinyatiya-etih-i-drugih.html